Aer Software - Doqubox: veilige documentuitwisseling

In ons eigen werk en in gesprekken met klanten kwamen we regelmatig dezelfde situatie tegen: gevoelige documenten werden gewoon als bijlage bij een e-mail verstuurd. Dat is snel en vertrouwd, maar zorgt ook voor kopieën in inboxen, archieven en back-ups waar je vervolgens weinig grip meer op hebt.

We ontwikkelden daarom Doqubox voor veilige documentuitwisseling. Met Doqubox kunnen organisaties documenten opvragen, ontvangen en versturen via een beveiligde omgeving die voor hun klanten net zo gemakkelijk werkt als e-mail. Doqubox wordt inmiddels als zelfstandig SaaS-product verkocht en door ons team verder ontwikkeld.

Expertises

Product development
UX design
Security & privacy
SaaS development
Managed DevOps

Van verzoek tot ontvangst

Documenten aanleveren zonder extra uitleg

De verzender geeft aan welke documenten nodig zijn. De klant opent de persoonlijke link en levert de bestanden direct aan. Een account aanmaken is niet nodig en alle onderdelen van het verzoek staan overzichtelijk bij elkaar.

De Boer & Partners 09:15

documenten@deboerenpartners.nl · aan mij

Verzoek om documenten

E-mail met een persoonlijk documentverzoek dat via Doqubox naar een klant wordt verstuurd

● https://documenten.deboerenpartners.nl/aanleveren

Beveiligde uploadpagina in de browser waarop een klant de gevraagde documenten aanlevert

Het vertrekpunt

Net zo makkelijk als een e-mail sturen

Functioneel draaide het om één vraag: kan veilig uitwisselen net zo eenvoudig worden als ‘stuur maar even een mailtje’? Iedere extra handeling vergroot immers de kans dat iemand toch weer voor een gewone e-mailbijlage kiest.

Met een focusgroep hebben we verschillende versies van de belangrijkste stappen getest. Het UX-onderzoek leverde veel praktische verbeteringen op. Klanten hoeven bijvoorbeeld geen account aan te maken, zien direct welke documenten worden gevraagd en kunnen bestanden vanuit hun browser aanleveren. Voor de verzender blijven de status en ontvangen bestanden op één plek inzichtelijk.

Uit het onderzoek bleek ook hoe belangrijk vertrouwen is. Daarom kunnen organisaties vanuit hun eigen e-maildomein versturen en draait het klantportaal op hun eigen domein. Het instellen daarvan kost slechts een paar klikken en vraagt geen uitgebreid technisch implementatietraject.

Voor de verzender

Overzicht over ieder verzoek

Berichten en documentverzoeken staan bij elkaar in Doqubox. De verzender ziet welke bestanden zijn ontvangen, wat nog ontbreekt en hoelang documenten beschikbaar blijven.

Doqubox-inbox met veilig ontvangen documenten op desktop

Gebruiksmogelijkheden

Ontvangen, opvragen en versturen

Veilig ontvangen

Deel een persoonlijk uploadadres via je website, e-mailhandtekening of visitekaartje.

Documenten opvragen

Geef aan welke bestanden nodig zijn en stuur automatisch een herinnering als een verzoek nog niet compleet is.

Bestanden versturen

Verstuur gevoelige bestanden via een beveiligde link die kan verlopen of worden ingetrokken.

Keuzes die het product bepalen

Zero-knowledge end-to-end encryptie

Het ontwerpen en bouwen van de zero-knowledge end-to-end encryptie was technisch het lastigste onderdeel. Bestanden worden al in de browser van de gebruiker versleuteld. Doqubox verzorgt de uitwisseling, maar heeft zelf geen toegang tot de inhoud.

Een herkenbare afzender

Een verzoek komt vanuit het e-maildomein van de organisatie en het portaal kan op een eigen domein draaien. De klant herkent daardoor de afzender en hoeft niet te vertrouwen op een onbekende uploadomgeving.

Getest met gebruikers

Tijdens het UX-onderzoek heeft een focusgroep de belangrijkste stappen doorlopen. Hun feedback is gebruikt om de verzoeken, uploadpagina en inbox verder te vereenvoudigen en het vertrouwen in de uitwisseling te vergroten.

Een zelfstandig SaaS-product

Doqubox wordt door Aer ontwikkeld, beheerd en als zelfstandig SaaS-product verkocht. Daardoor kunnen we gebruikersfeedback direct meenemen en het product stap voor stap blijven verbeteren.

Doqubox bekijken

Documenten veilig uitwisselen met klanten

Op Doqubox.com lees je meer over veilig ontvangen, gericht opvragen en bestanden versturen vanuit je eigen organisatie.

Bekijk Doqubox voor veilige documentuitwisseling

Wil je ook graag met ons werken?

Laten we praten

Lees meer over onze projecten

Web app Software development UX design

Alphabet Flexible Fleet

Lees BMW Case

Mobile app Product development Software development

KNZB Compete

Lees KNZB Case